유사 항목 통합하면 결재자 업무도 줄어
큰 규모 회사조차 공정일지, 공정검사일지, 청결구역 위생점검일지 등 각종 기록지를 관리하는 것이 힘들다고 하니 작은 회사는 오죽하겠는가.
그러나 아무리 힘들어도 기록은 HACCP 7원칙 중 마지막 원칙인 ‘문서화 및 기록 유지(Documentation & Record-Keeping)’에 해당하며 HACCP의 올바른 실행을 증빙할 수 있는 유일한 수단이어서 현장에서 반드시 관리해야 한다.
기록이 힘든 산업 현실을 이해하면서도 강연 중 “기록물이 많으면 많을수록 편하다”고 할 때가 있는데, 이 경우 “기록할 것이 많으면 힘들지, 왜 편하냐”고 반박성 질문을 받아야 한다.
기록물이 많으면 편하다고 한 결론에는 전제 조건이 있다. 즉 ‘기록은 기록하는 사람 입장에서 만들어야 한다’는 점이다. 이는 기록은 기록하는 사람을 중심으로 직원 지향적 사고에서 개발하고 관리한다면 힘들지 않다는 뜻이기도 하다.
통상 많은 사람이 한 장의 서식에 모든 것을 기록하면 기록지도 줄고 편하다고 생각한다. 또 기록 전체를 한눈에 볼 수 있어 좋다고 한다. 하지만 이러한 주장을 뒤집어 생각해 보면 또 다른 결론에 도달한다.
기록 양식을 하나로 통합했을 때 기록하는 사람 입장에서 보면 한 장의 서식에 수많은 것들을 기록하기 위서 현장 여기저기를 누비고 다니면서 확인해야 하고, 깨알같이 작은 칸에 난수표 같은 내용을 일일이 기록해야 한다. 점검요원 입장에서는 정신없고 불편한 한 장짜리 점검표일 것이다. 기록을 보는 사람은 편할지 몰라도 기록하는 점검요원 입장에서 보면 사람 중심이 아니라 기록 중심인 것이다.
소규모 업체는 문서 양식 개발보다
공공기관 사이트 서식 활용이 유리
보다 현실적으로 생각해보면 자기 업무가 아닌 분야를 점검 기록하는 일도 발생할 수 있다. 예를 들어 살균공정 담당자, 냉각공정 담당자, 금속검출 공정 담당자가 따로 존재하는 경우 통합형 점검표 때문에 살균공정 담당자가 냉각공정이나 금속검출공정을 돌아다니며 점검해야 하는 일이 일어날 수 있다. 그러나 각 공정별로 기록한다면 공정을 담당한 직원이 업무를 진행하면서 공정 온도, 공정 시간 등을 때마다 기록할 수 있어 편리하다.
따라서 기록 양식을 통합하거나 줄이는 것이 인력 운영이나 업무관리 효율성을 높이는 것이 아니라 저해할 수는 있다는 사실을 알 수 있다. 오히려 기록 양식이 많을수록 현장 직원들은 더 편해질 수 있어 기록용 양식을 만들 때 기록을 하는 사람 입장인지 혹은 기록을 결재하는 사람 입장인지를 명확히 구분·접근해야 한다.
물론 공정별, 장소별 그리고 기록하는 사람 입장에서 양식을 개발·사용해도 현장에서 불편하다는 불만이 나올 때가 있다. 이런 경우는 양식의 많음이 문제가 아니라 점검 항목의 위치, 배열 또는 기입 간 크기가 잘못돼 기록할 때인 경우가 많다. 이때는 기록 담당자의 업무 위치, 동선, 시간, 시력을 감안해 개발하면 어려움을 개선할 수 있다.
앞서 언급했던 양식 통합 단점에도 불구하고 기록 양식을 줄이는 것이 기록하는 사람 입장에서 좋을 때도 있다. 바로 중복 기록인 경우이다. 예를 들어 살균 공정의 온도를 작업일지에 기록하고 CCP 모니터링 일지에도 똑같이 기록된다면 개선해야 한다. 작업일지와 모니터링 일지를 통합해 현장 직원이 한 번만 기록해도 되도록 하는 것이 효율적이다.
꼭 필요하지만 현실적으로 힘든 기록을 해결하기 위해서는 몇 가지 할 일이 있다. 올바른 기록을 하면서도 편리한 기록을 원한다면 가장 먼저 기존 사용하는 기록지를 수집·분석하는 것이다.
회사가 그동안 사용하던 점검표, 일지 등 모든 서류들을 목록화하고 각 서류에 있는 주요 항목을 나열한 뒤 HACCP 필수 사항인 중요관리점(CCP)의 한계기준, 모니터링 결과, 개선조치 결과 등과 비교해 동일한 항목 및 유사 항목을 찾는다. 이는 어느 양식에, 어느 항목을 끼워 넣는 것이 좋은 지를 파악하기 위해서다. 쓸 만한 양식을 찾기만 하면 할 일은 매우 단순하다. 기존 양식에 모니터링 결과와 동일하게 추가할 항목의 칸을 컴퓨터에서 만들기만 하면 되기 때문이다.
하지만 공식적인 기록 양식이 부재한 소규모 기업의 경우는 양식을 새로 개발해야 하는데, 이때 하얀 백지에 줄을 그어가면서 새로 양식을 만들 생각을 하지 않아도 된다. 정부나 공공기관 사이트에서 제공하는 HACCP 관련 양식이나 서식을 활용하는 것이 효율적이다. 처음부터 새로 만들기보다는 인터넷을 검색하는 것이 우선적으로 할 일이다.
기록관리를 위한 양식이나 서식 개발은 정부 자료나 기존 자료를 최대한 활용해 시간과 노력을 줄여야 한다. 기존 양식이나 정부 자료에서 필요한 것을 발췌·활용하면 되지만 양식에 들어갈 내용의 흐름이나 위치는 기록하는 사람의 동선과 관리 순서, 기록하기 편한 공간 등을 반영하면 기록관리가 한결 쉬워질 수 있다.
