사내·정부 서식 활용하되 직원 이해도 높여야
■ 문서화, 기존 문서를 최대한 활용하자
식약처 HACCP 고시는 이런 규정이나 양식을 다 합쳐 ‘기준서’라고 명칭하고, 크게 선행요건관리 기준서, HACCP관리 기준서 2가지로 구분한다. 이런 기준서를 만드는 것은 생각보다 많은 지식과 경험이 필요하다. 게다가 아무리 전문성과 경험이 많다고 하더라도 문장력이 뒷받침되지 않으면 기준서가 유치하거나 허접하게 보일 수 있다.
문장력이라는 단어는 기준서를 만드는 사람을 가장 힘들게 만드는 부분일 것이다. HACCP과 관련된 문서화가 아니더라도 자신 머릿 속에 있는 것을 글로 표현한다는 것은 누구에게나 어려운 일이다. 사람에 따라 일부 차이가 있을 수 있지만 대부분 사람은 평생 동안 풀어도 풀리지 않는 숙제일지도 모른다.
이런 이유로 공장 현장에서 일하는 사람에게 논리적이고 체계적이며 누구나 쉽게 읽을 수 있는 기준서를 요구한다는 것은 현실적으로 어불성설이다. 거기에다 멋있게 그리고 깔끔한 편집된 것을 원한다는 것은 비현실적 요구다.
그렇다면 어려운 기준서 작성 즉, 문서화를 어떻게 하면 쉬울까? 가장 먼저 할 일은 회사에서 이미 사용하고 있으며, 직원에게 익숙한 문서를 찾는 것이다. 그리고 정부 HACCP 인증 요구사항과 연관성 있는 절차서, 양식, 표준, 지침 등을 파악한 뒤 정부 HACCP 요구사항과 동일한 것이면 그대로 사용하고 유사한 것이면 수정·보완해 사용한다. 즉 기존에 쓰던 문서를 최대한 활용하는 것이다.
만약 사내 규정이나 양식을 아무리 뒤져도 관련된 것이 없다면 정부 표준기준서나 자료를 활용하면 된다. 맨땅에 헤딩하듯이 새로 작성하려 하지 말고 식약처 홈페이지나 전문기관 홈페이지를 검색해 필요한 문서를 찾는 것이 현명하다. 실제 정부에서는 HACCP 확산을 지원하기 위해 각종 기준서의 표준 모델을 많이 발간하고 있다.
규정이나 양식이 없는 소규모 업체라면 정부의 표준 기준서를 그대로 활용하는 것도 한 방법이다. 소규모 업체인 경우 HACCP 인증심사나 사후 심사 때 정부의 소규모 업소용 표준기준서 이용을 인정하기 때문이다.
그러나 아무리 표준기준서를 베끼더라도 내용은 분명히 이해해야 한다. 그동안 정부의 인증심사 때 발행한 부적합 사항을 분석해보면 ‘직원들의 이해 부족’이 가장 많이 차지하고 있다. 일반적 생각과 달리 시설 부적합보다 이해 부족으로 인한 부적합이 더 많은 점을 꼭 기억하고 기준서 내용을 충분히 이해, 숙지하도록 해야 한다.
문서화에 필요한 전문지식과 문장력을 앞에서 언급한 것을 참고해 어느 정도 해결하고, 문서화 소요 시간도 대폭 줄였다면 문서에 담긴 내용을 공부하는데 충분한 시간을 할애해야 한다.
그리고 기준서는 회사 규모에 따라 다른데, 대기업이 갖고 있는 기준서를 다 모아놓으면 의자로 사용할 정도로 두껍고, 중소기업은 낮은 베개 정도보다 얇다. 때문에 문서 담당자는 기준서의 양이나 두께에 신경 쓰지 말고, 자신 회사에 맞는 규정을 갖는데 노력을 기울여야 한다. 정부의 표준기준서를 활용하더라도 회사 현실에 맞게 수정해야 한다는 것이다.
마지막으로 문서를 보다 효율적으로 관리하기 위해서는 어떤 규정이 어느 기준서, 어느 위치에 배치돼 있는 지 한 눈에 파악할 수 있게 만드는 것이 중요하다. 제일 좋은 방법은 엑셀 시트를 이용해 ‘문서 목차표’를 작성하는 것이다.
선행요건관리 8가지, HACCP 12절차 및 교육훈련 총 21가지를 큰 제목으로 하고 각각 제목에 관련된 주요 주제, 하부 규정, 점검표 등을 하나씩 배정하면 된다. 이러한 목차표를 만들어 놓으면 향후에도 각종 점검표, 양식, 하부 규정을 문서 레벨별로 관리하기 편하고, 개정 관리하기도 쉽다.
더군다나 내부적 검증이나 외부 평가가 있을 때 필요한 규정을 찾기에도 훨씬 수월하다. 이때 목차표를 작성한 다음 각각의 내용별로 담당자를 기입해놓으면 전사적 참여나 부서별 업무분장 관리에 보다 효과적이다.
